时间管理删繁就简,物尽其用 [复制链接]

时间管理—删繁就简，物尽其用

复杂的事情简单做，简单的事情重复做，重复的事情用心做，大道至简，悟在天成。

第一，办公物品要齐全

①桌面用品类：名片、会议记录本/日志本、笔筒、订书机、订书钉、起钉器、剪刀、液体胶/双面胶、胶带、削笔刀、计算器、尺子、橡皮、便利贴、回形针、不同颜色的票夹及三支以上书写用笔（黑色签字笔、铅笔、记号笔、圆珠笔等）；

②文档管理类：文件柜、档案盒、档案袋、文件夹、报告夹、板夹、名片盒、公事包、账本/账册、票据、书立、信封、奖状/证书等；

③办公设备类：办公电脑、投影仪、打印/复印机、扫描仪、路由器、电话机、考勤机、装订机、点钞机、碎纸机、白板等；

④辅助用品类：插排、U盘、备用键盘/鼠标、墨盒/碳粉、各类办公用纸（A4/A3复印纸、彩纸、相片纸、绘图纸及其他纸张）、烟灰缸、垃圾袋、垃圾桶、拖把、洗手液、纸杯、印油、资料书籍等。

第二，建立统一文件夹

①做好目录分类；

?按照使用频率划分，比如：将常使用——不常使用的依次标记1、2、3……；

?按照关键词划分，比如：“工作”、“办公资料”、“固定模板”等；

?按照时间线划分，比如：“”、“”、“”等；

?按照不同项目划分，比如“A项目”、“B项目”、“C项目”等；

?按照类型划分，比如：“文档”、“照片”、“视频”等；

?按照客户划分，比如：“1李某某”、“2丁某某”“3赵某某”。

②正确命名；

举例：3W方法：When（时间）—Work（事项）—Who（主体）。

③“57”原则；

同级最多7个文件夹，最多5层。

第三，归属地固定化。

一周整理一次，按照不同分类整理到不同的文件夹，删除重复且多余的文件。简单的事情，做好了，就不简单。

第四，使用格式统一的固定模板，比如：会议签到表、会议纪要、请假条、合同、考勤表、移交清单、外出证明、报销证明、物资领取登记表、离职证明等。

第五，台账管理也可称明细记录表

①记录重要信息：比如产品设备的名称、规格型号、数量、购买时间等；

②真实准确，和实际情况相符；

③动态管理，及时更新，准确记录变更情况。

第六，“二八”原则（帕累托原则），轻装上阵

使用仅有20%的变因操纵80%的局面。